Publicatie en beheer
25-05-2009
Publicatie en beheer
Publicatie is het voor de lezer/gebruiker beschikbaar stellen van informatie. Dit kan op verschillende manieren en via verschillende kanalen. Twee voorbeelden: een papieren gebruiksaanwijzing die met een product wordt meegeleverd, en een web based omgeving waarop de eindgebruiker kan inloggen en via een menustructuur de productinformatie kan raadplegen. Welke manieren en kanalen er worden ingezet, hangt onder meer af van de doelgroep en het budget van de uitgever.
Voordat men tot publicatie kan overgaan, moet gecontroleerd worden of de informatie compleet is en of de correcte versies en talen zijn gebruikt. In het geval van drukwerk volgen er dikwijls een of meerdere drukproeven alvorens de definitieve versie wordt gedrukt. Bij publicatie in digitale vorm ontbreken drukproeven uiteraard maar kan het juist weer nodig zijn om de aangeleverde informatie te converteren naar een ander bestandsformaat. Ook hierbij is een eindcontrole geen overbodige actie.
De gepubliceerde informatie moet zo actueel mogelijk zijn. Een nieuwe versie van een product of verandering in wetgeving, om twee voorbeelden te noemen, vraagt dikwijls een vernieuwde publicatie. Zeker als wijzigingen elkaar snel opvolgen, is het zaak om de informatie goed te beheren zodat altijd duidelijk is welke informatie bij welk product hoort. Daarnaast behelst het beheer van informatie zaken als: het bijhouden van de status van publicaties of informatieblokken, het toekennen van versieaanduidingen en het bijhouden van de wijzigingen zodat achteraf kan worden nagegaan wat er wanneer is gewijzigd.
Voor het beheer van informatie en publicaties wordt tegenwoordig veel gebruik gemaakt van digitale systemen. Dit varieert van het bijhouden van lijstjes in een spreadsheet tot omvangrijke softwaresystemen met databases en uitgebreide mogelijkheden voor bewerking, raadpleging en archivering van de informatie. Steeds vaker loopt ook de verdeling van werk via zulke digitale systemen; bijvoorbeeld de opdracht tot het vertalen van een bepaalde tekst naar een aantal standaardtalen.
Binnen het beheer van informatie zijn feitelijk drie hoofdstromen te herkennen: file management, document management en content management. Dit is tevens een fundamentele keuze die een bedrijf of instelling moet maken bij de opzet of aanpassing van het informatiebeheer.Bestandsbeheer of file management is het beheer van individuele bestanden in een mappenstructuur zoals die op vrijwel elke computer voorkomt. Systemen voor documentbeheer of document management (DMS) beheren complete documenten die meestal zijn opgeslagen in een database. Bijvoorbeeld het cliëntdossier van de klant van een bank. Toegang tot en bewerking van documenten verloopt via het DMS.
Content managementsystemen (CMS) richten zich op informatieblokken die op zichzelf niet per se een complete publicatie hoeven te vormen. Bijvoorbeeld de aansluitinstructie van een DVD-recorder. Afhankelijk van de gewenste publicatie worden de benodigde informatieblokken bijeengebracht. Evenals bij een DMS verzorgt een CMS de toegang tot en bewerking van informatieblokken, maar tevens kunnen via een CMS publicaties worden samengesteld.