Niet alleen "technisch schrijven"
25-05-2009
Tekst en beeld
De gebruikte communicatietechnieken zijn feitelijk terug te voeren op tekst en beeld (al dan niet bewegend). Meestal wordt een combinatie van beide ingezet. Hierbij wordt tekst vaker ingezet naarmate de onderwerpen abstracter zijn, terwijl beeld vaak beter tot zijn recht komt naarmate onderwerpen concreter en tastbaarder zijn. Daarnaast spelen ook budget en de beschikbare hulpmiddelen een rol in de keuze voor een bepaalde techniek.
Het doel van technische communicatie, namelijk het ondersteunen van gebruikers bij hun taak, maakt dat ook de teksten en het beeldmateriaal afwijken van andere teksten en beeldmateriaal (zoals een koopcontract of een reclameposter). De ondersteuning van gebruikers kan plaatsvinden via lesmateriaal, productbeschrijvingen maar heel vaak ook via instructies die stap voor stap gelezen en uitgevoerd worden. Hierbij moet de lezer voortdurend schakelen tussen zijn/haar taak en het volgen van de instructie. Dit legt extra nadruk op een goede en logische structuur van de instructie en de layout hiervan. Een wollige tekst met zoekplaatjes helpt de lezer niet echt.
Instructies en productdocumentatie worden door veel mensen geschreven. Niet altijd met een even goed resultaat. Het schrijven van dergelijk materiaal is een vak apart. De teksten, zeker in stap-voor-stap-instructies, moeten meteen duidelijk zijn. Het gebruik van allerlei synoniemen - ideaal om een tekst op te fleuren - is binnen de technische communicatie niet gewenst. Ook moet de schrijver extra alert zijn op scheiding van informatiesoorten; algemene productbeschrijvingen, aansluitinstructies en instructie voor het dagelijks gebruik worden liefst apart van elkaar vermeld. Daarnaast zal de schrijver moeten nagaan hoe hij/zij omgaat met vakjargon. Een goede (instructieve) tekst onderscheidt zich door een overzichtelijke structuur, duidelijke zinnen en informatie die aansluit bij de informatiebehoeften van de lezer.
Het gebruik van beeldmateriaal wordt ook wel 'visuele communicatie' genoemd. Het omvat allerlei technieken waaronder fotografie, illustraties, animaties, video. Met de moderne beeldbewerkingssoftware en tekenpakketten lijkt het wel of iedereen beeldmateriaal kan maken voor instructies. Ook hier zal blijken dat de inzet van specialisten (zoals technisch illustratoren) het resultaat aanzienlijk verbeteren. Goed beeldmateriaal laat de gebruiker niet zoeken maar toont direct wat hij/zij moet weten.
De grafische weergave van informatie kan ook bij minder tastbare onderwerpen tot een snel inzicht leiden. Denk maar eens aan het gebruik van grafieken of het gebruik van landkaarten en plattegronden. Zo herleidde de Britse arts John Snow in 1854 de bron van een cholera-epidemie door alle choleragevallen uit te zetten in de plattegrond van Londen.
Met de komst van moderne content managementsystemen is 'modulariteit van content' actueler dan ooit. Simpel gezegd betekent dit dat de content (alle informatie over een product) is opgedeeld in kleinere informatieblokjes. Dit zijn stukjes informatie bestaande uit tekst, beeld of een combinatie hiervan die een bepaald aspect van het product beschrijven. Bijvoorbeeld de aansluitinstructie voor een DVD-recorder. Liefst wordt een informatieblokje zo ingericht dat het herbruikbaar is voor meerdere situaties. Bijvoorbeeld voor alle typen DVD-recorders uit een productrange. Zinnen als 'zoals beschreven in de vorige paragraaf' zijn hierbij natuurlijk uit den boze. Lastiger is het om de grenzen aan te geven van de verschillende informatieblokjes en om ervoor te zorgen dat de uiteindelijke documentatie compleet is. Gedegen kennis van het te beschrijven product en de opbouw van het product is uiteraard essentieel. Een goed informatieplan kan hierbij helpen.